Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы представляют собой простой и удобный инструмент для контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что затрудняет руководителям подразделений следить за выполнением всех операций вовремя и с высоким качеством, а также обеспечивать соблюдение норм и правил безопасности. Чек-листы позволяют оптимизировать данный процесс, экономят время сотрудников, повышая в итоге их эффективность работы. В данной статье мы рассмотрим, как сделать чек-лист, каким образом его следует использовать и какие существуют способы автоматизации контроля.

Чек-лист, также известный как контрольный список, является перечнем пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для достижения конкретного результата. Хотя многие еще не привыкли к этому термину, но наверняка сталкивались с его использованием на работе или в жизни. Чек-листы на производственных предприятиях играют важную роль. Ведь в производственной сфере любая мелочь влияет на конечный результат. Необходима постоянная и полная сосредоточенность, чтобы избежать брака и обеспечить безопасность работников.

Но каким образом чек-листы на производстве могут помочь?

• Во-первых, они позволяют не упускать из виду ни одной важной мелочи. Человек, работающий по такому списку, не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
• Во-вторых, применение чек-листов повышает качество выполнения работ. Каждый пункт четко определяет критерии оптимального результата.
• В-третьих, использование чек-листов помогает избегать повторяющихся ошибок. Руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники, и внести поправки в список, чтобы исключить их в будущем.

Кроме того, применение чек-листов также способствует улучшению дисциплины на предприятии, так как четкий список задач хорошо мотивирует работников и помогает им знать, сколько времени нужно потратить на каждый этап работы. Это позволяет им меньше отвлекаться и более сосредоточенно выполнять свои обязанности. Быстрое внедрение любых нововведений также может быть достигнуто благодаря чек-листам, поскольку руководители могут внести необходимые изменения в список, чтобы перестроить производственный процесс.

Еще одно преимущество чек-листов заключается в том, что они позволяют экономить рабочее время. Ведь для каждого процесса производства можно составить чек-лист, который облегчит планирование работы, так как сотрудникам не придется каждый раз планировать работу заново.

Наконец, использование чек-листов освобождает ресурсы для решения более важных задач. Если на предприятии внедрена и успешно работает система чек-листов, руководитель больше не будет постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого он сможет сконцентрировать внимание на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут использоваться как при планировании действий, так и для проверки и отчетности. Сфера их применения на производстве достаточно широка, они могут использоваться для упорядочивания и стандартизации любых процессов.

В целом, чек-листы являются эффективным инструментом управления на производстве. Их использование позволяет не упускать важных моментов, повышать качество работ и экономить ресурсы в процессе производства.

Разработка чек-листа является обязанностью руководителей подразделений и уполномоченных лиц, ответственных за рабочие процессы на производстве. Чек-листы также контролируют выполнение пунктов списка. Составление этого инструмента контроля на трудоемкое и сложное занятие. Однако, если следовать правилам и алгоритму, можно создать действительно эффективный чек-лист. При этом, нередко руководители допускают ошибки, которые вместо решения проблем создают их.

Алгоритм, который нужно использовать при написании чек-листа, включает в себя несколько этапов:

1. Разделение задач на этапы. Это поможет создать каркас списка. Например, руководитель департамента охраны труда и техники безопасности может разделить контрольный список на такие разделы, как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочие процессы", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
2. Детализация каждого раздела. Его можно разбить на отдельные подразделы. Например, в разделе "Электробезопасность" могут быть такие подразделы, как "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "Для работы с электроинструментом допускается только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами", и т.д.
3. Предвидение ошибок, которые могут быть допущены исполнителями на каждом этапе, и ввод соответствующих напоминаний в список.
4. Протестирование списка на практике.
5. Необходимость внести исправления и дополнения, если таковые требуются.

Во время создания чек-листа следует учитывать несколько простых советов:

• Не создавайте слишком длинные списки. В идеале в списке должно быть не больше 20 пунктов, а лучше всего шесть - восемь. Если задача слишком объемная, ее следует разбить на несколько этапов, и для каждого сделать свой чек-лист.
• Применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для правок, если вдруг потребуется внести изменения и дополнения.

Простейший чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы на производстве используются повсеместно. Однако, для упрощения и ускорения работы самих чек-листов, лучше всего использовать специальные приложения-конструкторы, которые помогут автоматизировать этот процесс с помощью мобильных устройств.

Фото: freepik.com