Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Возможности электронной цифровой подписи для работы с документами и участия в электронных торгах невозможно переоценить. Компания, которая обладает такой подписью, получает широкий доступ к работе с крупнейшими электронными торговыми площадками и усиливает эффективность документооборота. Один из примеров продукции с ЭЦП - ЗАО «Калуга Астрал».

Кроме того, получение квалифицированной электронной цифровой подписи - это доступная всем желающим возможность, которую можно осуществить всего за 30 минут. При этом стоит обратить внимание на возможности сертифицированных удостоверяющих центров, предлагающих широкий выбор тарифных планов по ЭЦП, с возможностью подключения дополнительных опций.

Необходимость наличия ЭЦП возрастает в силу ее значимости в электронном документообороте крупных предприятий, а также ее неотъемлемости в участии в электронных торгах. Если вы собираетесь передавать отчетность в контролирующие органы в электронном формате, то вы обязательно нуждаетесь в электронной цифровой подписи.

Перед началом процесса получения ЭЦП необходимо определить, в каких целях вы будете ее использовать, а также оформить ее в соответствии с правилами и требованиями специальных удостоверяющих центров.

Существует 3 вида электронной цифровой подписи (ЭЦП):

1. Простая электронная подпись - это метод подтверждающий отправку документа определенным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись - это метод, который устанавливает отсутствие изменений в документе с момента подписания.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись - это сочетание первых двух видов, которое имеет юридическую силу, сравнимую с обычной подписью от руки. Кроме того, данный вид ЭЦП более защищен и обладает бо́льшим потенциалом. Для этого метода использование двух ключей - открытого и закрытого, которые работают только в комбинации. Кроме того, справедливость владельца данной подписи подтверждается через сертификат ЭЦП, который действителен на протяжении 365 дней. Усиленную квалифицированную ЭЦП применяют для госзакупок, ответственных сделок и официальных документов.

Необычайно трудно подделать даже простые виды ЭЦП - для такой операции понадобится значительное количество вычислительных мощностей, которые даже современное программное обеспечение выполнит дольше времени, чем действительно подписанные документы. В целях повышения уверенности владельца в этом инструменте, его электронная цифровая подпись может быть страхована.

Электронные торги - активно развивающаяся область в сфере государственных закупок, требующая оперативной реакции на перемены на рынке и гибкости в формировании предложений. В этом процессе электронно-цифровая подпись (ЭЦП) является фундаментальным компонентом.

Главная задача участников электронных торгов - успеть подать предложение с наиболее выгодными условиями и конкурентоспособной ценой. ЭЦП подтверждает серьезность намерений участника торгов и гарантирует готовность заключения контракта на условиях аукциона. Кроме того, подпись понадобится для заверения самой заявки на участие в торгах.

Ключевая роль ЭЦП побуждает участников торговых процедур обратить внимание на важность обладания ею. ЭЦП должна быть у каждого сотрудника компании-участника аукциона, который занимается регистрацией, подписанием контракта и участием в торгах.

При готовности рассчитать стоимость ЭЦП для участия в ЭТП, необходимо иметь в виду, что ключ ЭЦП для электронных торгов должен быть получен лично владельцем в аккредитованном удостоверяющем центре, который оформляет ЭЦП.

Электронный документооборот становится всё более популярным и охватывает все больше предприятий. Такой подход позволяет сократить расходы на оформление документов. Все документы, связанные с деятельностью предприятия, хранятся в едином хранилище, доступ к которому разрешен только конкретным группам сотрудников.

При необходимости подписания большого количества документов, как внутренних, так и внешних, рабочих процессов, применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) становится наиболее эффективным решением. ЭЦП позволяет не только сократить время на подписание каждого документа, переводя процесс в электронную форму, но и заверять целые папки, состоящие из множества файлов. Следовательно, применение ЭЦП является неотъемлемой частью процесса электронного документооборота.

Как получить ЭЦП

Для тех, кто нуждается в электронной цифровой подписи (ЭЦП) для электронного документооборота или участия в электронных торгах на сайтах государственных и коммерческих организаций, достаточно обратиться в специальный сертифицированный удостоверяющий центр. Там необходимо подать заявку и предоставить комплект документов.

Итак, для оформления ЭЦП для юридического лица потребуются:

• копия паспорта заявителя, заверенная печатью компании;
• копия устава организации, заверенная в организации;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет, заверенная печатью компании;
• копия приказа о назначении руководителя организации, заверенная в организации;
• документ, подтверждающий оплату услуг получения ЭЦП.

Физическому лицу, желающему получить ЭЦП, необходимо подать заявку, приложив заверенную нотариусом копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Изготовление ЭЦП для электронных торгов и прочих нужд не занимает много времени и производится на месте. Однако автоматическая генерация кодов и запись их на носитель проходят при полной конфиденциальности, которую обещает гарантировать удостоверяющий центр. Никакая информация не будет скопирована или использована кем-либо, кроме заявителя. Можно провести аналогию с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Для того чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно обратиться в специализированные удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую сертификацию. Обратите внимание, что выбранный Вами центр должен иметь возможность работать с органами и службами, которым Вы планируете предоставлять заверенную электронную подпись.

Один из таких удостоверяющих центров, «Калуга Астрал», имеет официальные представительства в Санкт-Петербурге, Москве и Калуге, а также аккредитацию в Минкомсвязи России. В работе используется сертифицированное оборудование и программное обеспечение, включая различные инновации компании.

В представительствах «Калуга Астрал» возможно приобрести ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. С помощью заверенных подписей станет проще предоставлять отчетность в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР и ФСТ, а также вести электронный документооборот. В случае возникновения затруднений при использовании электронной подписи, специалисты круглосуточной службы поддержки окажут необходимую помощь.

Фото: freepik.com